DECO Aangiftes: de Voordelen van Aangiftesoftware

Nederland distributieland. Vele miljoenen pakketten uit verre landen stromen jaarlijks binnen, om vervolgens vanuit onze luchthavens de e-commerceklant te bereiken. Maar voordat die sneakers of gadgets hun weg vinden, wacht een cruciale stap: de douaneafhandeling. Voor zendingen tot €150 is het DECO-systeem van de Nederlandse Douane je toegangspoort. Maar wat is DECO precies, wanneer krijgt je bedrijf ermee te maken, en hoe weet je wanneer douanesoftware voor jou de oplossing is?

Wat is DECO en wanneer heb je ermee te maken?

DECO, of Douane E-Commerce, is het elektronische aangiftesysteem dat sinds juli 2021 Het VENUE-aangiftesysteem vervangt. Het wordt gebruikt voor e-commercezendingen van buiten de EU met een waarde tot €150. Het is een slimme oplossing om de groeiende stroom van kleine pakketten – van elektronica tot mode – efficiënt te verwerken. Zo gebruikt DECO de zogeheten Super Reduced Dataset, SRD. Dit maakt het proces aanzienlijk sneller. Software kan hier een groot verschil maken, maar wanneer is de investering gerechtvaardigd?

Wanneer loont investeren in DECO-aangiftesoftware?

Niet elk bedrijf heeft meteen baat bij de aanschaf van DECO-software. Het hangt af van je situatie, processen en ambities. Daarom geven we een overzicht van de belangrijkste factoren om te overwegen.

Grote volumes e-commerce zendingen

Als jouw bedrijf dagelijks honderden of zelfs duizenden pakketten uit niet-EU landen verwerkt, is aangiftes doen zonder vergevorderde automatisering geen optie meer. De juiste software kan miljoenen aangiftes per maand aan, met automatische validatie van gegevens en integratie met systemen zoals Cargonaut. Het verwerken van een manifest van duizenden aangiftes kan bij de betere leveranciers zelfs in enkele minuten, van inlezen tot inklaring.

Wanneer investeren? Als je meer dan 500 aangiftes per maand verwerkt, begint de tijds- en foutbesparing van software op te wegen tegen de kosten.

Complexiteit van regelingen zoals IOSS

De IOSS-regeling behoort het voor e-commerce bedrijven sneller te maken, omdat btw al bij de verkoop wordt afgedragen, wat invoerprocessen versnelt. Maar het vereist nauwkeurige gegevens en correcte registratie in DECO. Software kan automatisch IOSS-nummers koppelen en controleren, en zelfs niet-IOSS zendingen of pakketten boven €150 naadloos doorsluizen naar het DMS-systeem. Handmatige verwerking van IOSS-aangiftes is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig, wat kan leiden tot boetes of vertragingen.

Wanneer investeren? Als je gebruikmaakt van IOSS of regelmatig schakelt tussen IOSS en niet-IOSS zendingen, is software een must om compliant te blijven.

Behoefte aan integratie met andere systemen

Moderne douaneprocessen draaien om connectiviteit. Of het nu gaat om je Warehouse Management System (WMS), Transport Management System (TMS), of koppelingen met  Cargonaut of de NVWA, DECO-software biedt vaak kant-en-klare API’s en interfaces. Dit voorkomt dubbel werk en minimaliseert fouten.

Wanneer investeren? Als je merkt dat je team gegevens handmatig overhevelt tussen systemen, of als je logistieke keten afhankelijk is van snelle data-uitwisseling, is geïntegreerde software een no-brainer.

Foutreductie en compliance

Sinds de overgang naar DMS 4.0 ligt de verantwoordelijkheid voor correcte aangiftes volledig bij de aangever. De Douane voert geen correcties meer uit, maar stuurt verzoeken tot aanpassing, wat vertraging oplevert. Geavanceerde DECO-software valideert gegevens vóór indiening en signaleert fouten op pakket-, aangifte- of manifestniveau. Dit voorkomt afwijzingen, boetes en ontevreden klanten.

Wanneer investeren? Als je regelmatig correctieverzoeken ontvangt of worstelt met complexe goederencodes (zoals accijnsgoederen), is software essentieel voor risicobeheersing.

Schaalbaarheid bij piekvolumes

E-commerce kent piekmomenten, zoals Black Friday of de feestdagen. Software met cloudgebaseerde schaalbaarheid, zorgt dat je zonder extra kosten of resources grote volumes aankunt. Dit is cruciaal voor bedrijven die willen groeien zonder hun processen continu aan te passen.

Wanneer investeren? Als je piekmomenten hebt waarbij je huidige processen vastlopen, of als je plant uit te breiden naar nieuwe markten, biedt software de flexibiliteit om mee te schalen.

Wat zijn de voordelen van DECO-aangiftesoftware?

Investeren in DECO-software gaat niet alleen om kostenbesparing, maar ook om strategische voordelen:

• Tijdsbesparing: Automatisering reduceert de tijd per aangifte van minuten naar seconden.
• Minder fouten: Geïntegreerde validatietools vangen incomplete of incorrecte gegevens op.
• Real-time inzicht: Overzicht van de status van al je aangiftes.
• Klanttevredenheid: Snellere inklaring betekent snellere levering aan de eindklant.
• Toekomstbestendigheid: Softwareleveranciers houden je up-to-date met nieuwe wetgeving, zoals de transitie van AGS naar DMS.

Wat zijn de kosten en risico’s?

Natuurlijk hangt er een prijskaartje aan deze aangiftesoftware. De kosten variëren van licentiemodellen tot SaaS-abonnementen, afhankelijk van de leverancier en de mate van maatwerk. Voor kleinere bedrijven met lage volumes kan dit een drempel zijn. Daarnaast vraagt implementatie tijd en training, en is er altijd een risico dat de software niet volledig aansluit bij je bestaande processen. Een goede leverancier, biedt echter ondersteuning bij integratie en training, wat deze risico’s minimaliseert.

Hoe kies je de juiste software voor je DECO aangiftes?

Niet alle DECO-software is gelijk. Let daarom bij het kiezen van een oplossing op de volgende belangrijke kenmerken:

• Gebruiksvriendelijkheid: Een intuïtieve interface bespaart trainingstijd.
• Integratiemogelijkheden: Zorg dat de software aansluit bij je WMS, ERP of andere systemen.
• Schaalbaarheid: Kies een cloudgebaseerde oplossing voor flexibiliteit bij groei en piekbelastingen.
• Support en updates: Een leverancier met goede klantenservice en regelmatige updates houdt je compliant.
• Validatie: Er vindt automatisch controle plaats van alle data, wat de kans op afwijzing van de aangifte door de douane minimaliseert.
• Efficiëntie: Wanneer uit de validatie blijkt dat niet aan de voorwaarden voor een DECO-aangifte is voldaan, maakt de software automatisch een aangifte in DMS aan. Zo lopen bedrijfsprocessen geen vertraging op.
• Snelheid: veel aangiftes verwerken in een zo kort mogelijke tijd.
• Kostenstructuur: Ga voor een model dat past bij je budget en volume, zoals pay-per-use of een vast abonnement.

Conclusie

Investeren in DECO-aangiftesoftware is geen luxe, maar een noodzaak voor bedrijven die willen excelleren in de snelgroeiende e-commerce markt. Als je te maken hebt met hoge volumes, complexe regelingen zoals IOSS, of een behoefte aan naadloze integratie en schaalbaarheid, is de overstap naar gespecialiseerde software een logische keuze. Het bespaart tijd, vermindert fouten en houdt je compliant, terwijl je klanten profiteren van snellere leveringen.

Voor kleinere spelers met lage volumes kan verwerking zonder professionele software leverancier nog volstaan, maar zodra je groeit, wordt software een strategische investering. Neem de tijd om je behoeften in kaart te brengen, vergelijk leveranciers en zet de stap naar een efficiëntere toekomst. Want in de wereld van e-commerce douane is stilstand achteruitgang!