Omgaan met douanestoringen: Tips en Advies

Douaneprocessen zijn in toenemende mate geautomatiseerd, waardoor aangevers volledig vertrouwen op digitale systemen voor hun aangiften. De Douane streeft naar maximale beschikbaarheid van deze systemen, maar soms zijn er onderhoudswerkzaamheden of douane storingen welke de beschikbaarheid verstoren.

De aangiftesystemen van de Douane kunnen soms uitvallen, wat ernstige verstoringen in de logistiek veroorzaakt en extra werk met zich meebrengt voor importeurs en exporteurs. In dit artikel delen we handige tips over hoe je als aangever kunt handelen in geval van een douane storing.

Blijf op de hoogte van de onderhoudskalender van de douane

Op de website van de Nationale Helpdesk Douane (NHD) kan je bekijken of er geplande onderhoudswerkzaamheden zijn. Verder kan je de douane systeem e-mailmeldingen of RSS-feeds abonneren om op de hoogte te blijven van alle douane verstoringen en onderhoud aan de douanesystemen. Je kan voor je abonnement ook kiezen exact welke douanesystemen je updates wilt ontvangen.

Controleer de beschikbaarheid van de douanesystemen

Bij onderhoud of storingen is er informatie beschikbaar op de website van de NHD. Als je aangiften niet verwerkt worden, kan je eerst bij de NHD website de beschikbaarheid informatie controleren. Hier is de beschikbaarheid website van NHD.  

Gebruik de douane noodprocedure

Als er inderdaad een storing bij de douane ligt en je kan niet wachten tot de storing voorbij is, kan je de noodprocedure gebruiken na toestemming van de Douane. Raadpleeg de website van de douanenoodprocedures voor meer informatie. Daarnaast kan je contact opnemen met de medewerkers van de NHD.

Klachtenprocedure

Het correct melden van problemen en klachten is essentieel voor het verbeteren van de dienstverlening van de Douane. Zorg ervoor dat je jouw klacht op de juiste manier indient, zodat deze waardevolle informatie effectief wordt verwerkt. Maak je klachten kenbaar door het douane klachtenformulier op de website van de Douane in te vullen.

Noodaangifte in Gateway

Indien je Gateway gebruikt om douaneaangiften te maken, kun je eenvoudig de noodprocedure in Gateway activeren. Bijvoorbeeld met het DECO systeem: wanneer het DECO-systeem storingen vertoont, activeer je eenvoudig de noodprocedure in Gateway. Klik met de rechtermuisknop op jouw B2C e-commerce manifest en meld je zendingen telefonisch bij Aangiftebehandeling Douane Schiphol Cargo. Na goedkeuring kun je via Gateway snel een e-mail opstellen met de benodigde PDF bijlage voor de Douane. Zorg ervoor dat je na de storing zo snel mogelijk alsnog digitaal aangifte doet, uiterlijk op de eerste werkdag na afloop van de storing. Hetzelfde geldt voor de DMS en andere systemen. Als je vragen hebt over de noodprocedure in Gateway, aarzel dan niet contact met ons op te nemen.